Cuando os hablé de la crisis que tenía con mi bullet journal, una de las cosas que peor me estaba funcionando era la gestión de proyectos. Para mí, los proyectos son una parte súper importante de mi vida y de mi planificación general. ¿Por qué? Porque casi todas las tareas de mi día a día van orientadas a trabajar en diferentes proyectos, y necesito tener todo bajo control. En un día normal, el 80-90% de las cosas que tengo que hacer y que anoto, tienen que ver con proyectos. El resto son tareas diarias personales, citas, etc.
¿Qué es para mí un proyecto?
Antes de proseguir, me gustaría explicar qué cosas son las que considero proyectos. Porque seguro que estás diciendo “yo no trabajo con proyectos, solo con tareas”, y puede que te equivoques. Los proyectos no son algo exclusivo de gente que trabaja en oficinas, ni de gente que trabaja en grupo, ni de personas con una vida súper ocupada. Tarde o temprano, en tu vida te toparás con un proyecto, aunque lo desconozcas y lo clasifiques como una tarea más. Y precisamente por clasificarlo mal es posible que nunca termines esa tarea. Mis amigas usuarias del sistema GTD seguro que saben de lo que hablo, yo no uso este sistema, pero sí integro algunos de sus aspectos en mi planificación.
– La mayor diferencia entre una tarea y un proyecto es la cantidad de pasos que he de dar para completarlo. Si tiene 3 o más acciones que hacer, es un proyecto. Ejemplo: bajar la basura es una tarea (una acción), customizar el mueble de la entrada de casa es un proyecto (porque no voy y simplemente lo hago, sino que requiere que vaya primero a por los materiales, que trabaje en fases…).
– Si requiere de una planificación, de tomar notas y apuntes previos, si interviene más de una persona, es un proyecto.
Ejemplos: preparar un viaje (proyecto), ir a hacer la compra (tarea), responder emails atrasados (tarea, aunque haya más de uno), lanzar un sitio web nuevo (proyecto). Creo que se entiende :)
No importa si es un proyecto personal o laboral, ambos tienen la misma importancia y han de planificarse igual para asegurarnos de que los completamos.
Cuando trataba de organizar todas estas cosas en mi bullet journal, fallaba estrepitosamente. Me servía para hacer una lista previa de todos los proyectos en los que debía trabajar, y quizá para hacer un seguimiento de los menos complejos, pero no para gestionarlos a fondo. No puedo tomar mil notas o reorganizar algo que ya está escrito sobre papel, y la mayoría de mis proyectos requieren de cambios o de actualizaciones (¿no te ha pasado nunca que tienes que añadir cosas en las que no caíste al inicio de planificar algo?). Me encontraba limitada en ese aspecto y estaba afectando a mi productividad.
La herramienta que estoy utilizando no es una alternativa a mi bullet journal, es un complemento que uso en conjunto con mi cuaderno, os presento Agenda:
Llevo un mes usando esta aplicación y estoy feliz. He conseguido tener todo organizado y a la vista, controlar cada aspecto de mis proyectos pendientes. No digo que sea el invento del siglo, pero a mí me funciona y es justo lo que necesitaba.
Agenda es una app para Mac (de momento no está disponible para otros sistemas operativos) y en realidad es un gestor de notas. Un gestor de notas súper completo. Para entender cómo funciona y todas las posibilidades que tiene, os recomiendo que veáis la introducción de su web, tenéis el enlace al inicio de este párrafo.
Nos permite crear proyectos clasificados por categorías, asignarles un color, crear todo tipo de notas dentro, listas, añadir enlaces, vincular proyectos o tareas a fechas concretas en el calendario… Es muy intuitivo y en nada se le coge el truco.
La aplicación es gratuita aunque tiene funciones de pago (no necesarias para sacarle todo el partido) y el sistema que usan es muy curioso. Tu pagas una pequeña cantidad por esas funciones Premium, y tienes todas las funciones nuevas Premium que saquen durante un año, para siempre. Al año, si quieres vuelves a pagar esa pequeña cantidad para tener todas las funciones Premium que vayan sacando, y si no, te quedas con las que ya tenías. Yo la uso en su modo gratuito y no encuentro limitación para lo que la necesito. Solo le encuentro dos pegas, que según los desarrolladores van a solucionar antes de julio de este año: no tiene app para móvil y tampoco te deja añadir fotos o imágenes a las notas. Son dos cosas que la harían absolutamente perfecta.
Cómo uso agenda para gestionar proyectos
Como Agenda es un complemento a mi bullet journal, la primera fase de todos mis proyectos empieza en mi cuaderno. Primero creo una colección llamada “Proyectos” en mi bujo, y ahí divido el espacio en categorías. Actualmente son: Personal, Wasel Wasel, Escuela Online y Yarnitas. Después dedico unas horas a rellenar cada categoría con los proyectos que tengo que llevar a cabo en cada una, añado fecha de fin si la tienen, etc. Por ejemplo, dentro de la categoría “Yarnitas” estarían proyectos como “lanzamiento de la tienda online”, “plan de marketing”, “packaging”. Intento no añadir más de 5 proyectos por categoría, para no saturarme. Y trabajo con un proyecto de cada categoría a la vez, por lo que el máximo de proyectos en los que trabajo simultáneamente, en mi caso sería de 4.
En la hoja siguiente creo una tabla donde pongo los proyectos por un lado y las semanas de los próximos meses por otro, podéis verlo aquí. Reviso esto cada semana y voy completando en función de lo que he avanzado. Me ayuda a tener una perspectiva global de lo que estoy haciendo y lo que requiere atención, si avanzo como tenía planeado, etc.
Después, en la app, añado notas y tareas a completar para cada proyecto, es decir, los desarrollo. Aquí pongo cada pequeño paso que hay que completar, cada cosa que hay que tener en cuenta (notas, inspiración, datos, objetivos). Con Agenda puedes crear diferentes apartados dentro de un mismo proyecto. Os enseño un ejemplo de uno de los míos:
Estamos en la categoría “Wasel Wasel” y el proyecto “Newsletter”. Dentro del mismo podéis ver todos los apartados de los que consta, y las notas o tareas que he de llevar a cabo para completarlo. Como a veces hemos completado cosas pero no queremos borrarlas por si luego necesitamos hacer una consulta, lo que hago es marcar las fases completadas usando el puntito amarillo que veis en “Crear una newsletter para tejedoras”. Si os fijáis, el siguiente apartado no lo tiene, porque aún no he completado todas sus fases. Así puedo saber de un vistazo qué cosas están sin terminar :)
Cada día, cuando planifico mis actividades en el bullet journal, simplemente anoto “trabajar en proyectos (Agenda)” o “trabajar en X proyecto”. Y ya sé que tengo que remitirme a la app para continuar por donde lo dejé. Eso es todo.
Organizar mis proyectos de esta forma me ha dado la vida. Me fastidia que de momento no haya app para móvil porque a veces no tengo ganas de abrir el ordenador, pero también es cierto que la mayoría de tareas de los proyectos han de hacerse frente a una pantalla, así que… Este es mi método por ahora, y repito: mi método. No significa que tenga que funcionar para todo el mundo, pero si os encontráis en una situación parecida a la que me encontraba yo, merece la pena darle una oportunidad. Como sé que me vais a decir que solo está disponible para Mac, os dejo una alternativa que también he probado: Taskade, que funciona en Mac y Windows, y además tiene aplicaciones para el móvil (iOS y Android) y también aplicación web. No es tan bonito para mi gusto ni tan intuitivo, pero sí es igual de completo y no tiene los contras de Agenda ahora mismo.
Espero que este post os haya resultado útil.
Hola!! que interesante. He mirado en el Iphone y no me sale, sólo es para ordenadores?
¡Hola! Pues por ahora solo está disponible en el ordenador, pero los desarrolladores prometieron tener la versión móvil lista para el mes que viene :)
Me parece muy interesante la app que comentas. Yo he probado con varias y no termino de encajar con ninguna. Habitualmente uso Awesome notes para anotaciones, cosas que no tengo que olvidar… y el calendario de google. Cuando esté en casa descargaré la Agenda en el mac a ver qué tal, el fallo es que no esté para el móvil. Gracias Gemma
Espero que la tengan lista muy pronto, de momento cumplen con las actualizaciones y con lo que los usuarios pedimos, su “foro” de la app es activo.
Yo soy fiel al papel, para mí no hay nada como escribir para dar rienda suelta a las ideas. Pero es cierto que algunas aplicaciones electrónicas pueden ayudarnos enormemente. Yo este mes he descubierto Trello y estoy encantada. Se pueden gestionar varios maxi-proyectos en “tableros”. Por ejemplo, para mí un tablero es mi blog. Dentro de cada tablero hay tarjetas, parecidas a las que tú muestras en esta entrada. Una tarjeta podría ser la idea de un post que quiero escribir en mi blog. Dentro de cada tarjeta se pueden incluir Check-lists, adjuntos, fotos, etc. A medida que se van completando las acciones de la Check-list, la tarjeta muestra el progreso en %. Las tarjetas se ordenan en distintas columnas. Yo por ejemplo tengo las columnas: “ideas”, “escribiendo”, “escrito, pendientes de fotos”, y “terminados”. Trello también tiene una función de calendario y a cada tarjeta se le puede asignar una fecha de vencimiento. Me resulta una herramienta muy interesante para trabajar con mi blog y también con proyectos más personales. Funciona también en móvil y con distintos exploradores. Parece que les estoy haciendo publicidad, pero no, es que simplemente me ha gustado ;-). Saludos, y que la organización nos siga ayudando a avanzar.
Sí, ¡para mí el papel es imprescindible! Sin mi cuaderno no sería nada, jajaja. Pero para algunas cosas, tener una aplicación de apoyo es lo más útil y rápido que he encontrado :) Trello también lo he probado, pero no sé por qué, no termino nunca de hacerme con él… me pasa como con Evernote. Y mira que tienen posibilidades, supongo que cada una nos inclinamos por algo diferente. Y tranqui, que sé de sobra que cuando nos gusta algo, ¡hablamos bien de ello! A mí me ha pasado con Agenda, jajaja.
No imaginas lo perfecto que me ha venido este post, estoy con los trabajos finales de la universidad de este último cuatrimestre, y me fallaba el como organizarme, el ordenador en el que tengo todo de la universidad es un PC normal, y la app que comentas para android y web me ha venido perfecta, no veía la luz sobre como organizarme y con esto me ha cundido el día de una forma impresionante. Mil gracias, como siempre es un placer leerte.
El otro día estuve hablando con el CEO de Taskade, al que doy gracias por descubrirme su app, ¡me alegro de que te sea útil! Me comentó que se pueden añadir imágenes y enlaces en la versión de escritorio, creo (le estuve haciendo preguntas, jajaja).
Valeeeeee, me has dado la idea del siglo. Tenía muchas ganas de leer este post y creo que has logrado hacer un “clic” en mi cabeza. Espero poner en práctica algo parecido -no tengo mac, tengo que buscar una app alternativa- y contarte :D
Pues Taskade es lo más similar, luego ya tienes las que trabajan mediante fichas o tableros como Trello o Evernote. Para mí usar esto ha sido un alivio increíble, es como que ahora todo está bien, jajaja.