Cómo organizo mis proyectos con Agenda

Gestión de proyectos con Agenda

Cuando os hablé de la crisis que tenía con mi bullet journal, una de las cosas que peor me estaba funcionando era la gestión de proyectos. Para mí, los proyectos son una parte súper importante de mi vida y de mi planificación general. ¿Por qué? Porque casi todas las tareas de mi día a día van orientadas a trabajar en diferentes proyectos, y necesito tener todo bajo control. En un día normal, el 80-90% de las cosas que tengo que hacer y que anoto, tienen que ver con proyectos. El resto son tareas diarias personales, citas, etc.

¿Qué es para mí un proyecto?

Antes de proseguir, me gustaría explicar qué cosas son las que considero proyectos. Porque seguro que estás diciendo “yo no trabajo con proyectos, solo con tareas”, y puede que te equivoques. Los proyectos no son algo exclusivo de gente que trabaja en oficinas, ni de gente que trabaja en grupo, ni de personas con una vida súper ocupada. Tarde o temprano, en tu vida te toparás con un proyecto, aunque lo desconozcas y lo clasifiques como una tarea más. Y precisamente por clasificarlo mal es posible que nunca termines esa tarea. Mis amigas usuarias del sistema GTD seguro que saben de lo que hablo, yo no uso este sistema, pero sí integro algunos de sus aspectos en mi planificación.

– La mayor diferencia entre una tarea y un proyecto es la cantidad de pasos que he de dar para completarlo. Si tiene 3 o más acciones que hacer, es un proyecto. Ejemplo: bajar la basura es una tarea (una acción), customizar el mueble de la entrada de casa es un proyecto (porque no voy y simplemente lo hago, sino que requiere que vaya primero a por los materiales, que trabaje en fases…).

– Si requiere de una planificación, de tomar notas y apuntes previos, si interviene más de una persona, es un proyecto.

Ejemplos: preparar un viaje (proyecto), ir a hacer la compra (tarea), responder emails atrasados (tarea, aunque haya más de uno), lanzar un sitio web nuevo (proyecto). Creo que se entiende :)

No importa si es un proyecto personal o laboral, ambos tienen la misma importancia y han de planificarse igual para asegurarnos de que los completamos.

Cuando trataba de organizar todas estas cosas en mi bullet journal, fallaba estrepitosamente. Me servía para hacer una lista previa de todos los proyectos en los que debía trabajar, y quizá para hacer un seguimiento de los menos complejos, pero no para gestionarlos a fondo. No puedo tomar mil notas o reorganizar algo que ya está escrito sobre papel, y la mayoría de mis proyectos requieren de cambios o de actualizaciones (¿no te ha pasado nunca que tienes que añadir cosas en las que no caíste al inicio de planificar algo?). Me encontraba limitada en ese aspecto y estaba afectando a mi productividad.

La herramienta que estoy utilizando no es una alternativa a mi bullet journal, es un complemento que uso en conjunto con mi cuaderno, os presento Agenda:

Gestión de proyectos con Agenda

Llevo un mes usando esta aplicación y estoy feliz. He conseguido tener todo organizado y a la vista, controlar cada aspecto de mis proyectos pendientes. No digo que sea el invento del siglo, pero a mí me funciona y es justo lo que necesitaba.

Agenda es una app para Mac (de momento no está disponible para otros sistemas operativos) y en realidad es un gestor de notas. Un gestor de notas súper completo. Para entender cómo funciona y todas las posibilidades que tiene, os recomiendo que veáis la introducción de su web, tenéis el enlace al inicio de este párrafo.

Nos permite crear proyectos clasificados por categorías, asignarles un color, crear todo tipo de notas dentro, listas, añadir enlaces, vincular proyectos o tareas a fechas concretas en el calendario… Es muy intuitivo y en nada se le coge el truco.

La aplicación es gratuita aunque tiene funciones de pago (no necesarias para sacarle todo el partido) y el sistema que usan es muy curioso. Tu pagas una pequeña cantidad por esas funciones Premium, y tienes todas las funciones nuevas Premium que saquen durante un año, para siempre. Al año, si quieres vuelves a pagar esa pequeña cantidad para tener todas las funciones Premium que vayan sacando, y si no, te quedas con las que ya tenías. Yo la uso en su modo gratuito y no encuentro limitación para lo que la necesito. Solo le encuentro dos pegas, que según los desarrolladores van a solucionar antes de julio de este año: no tiene app para móvil y tampoco te deja añadir fotos o imágenes a las notas. Son dos cosas que la harían absolutamente perfecta.

Cómo uso agenda para gestionar proyectos

Como Agenda es un complemento a mi bullet journal, la primera fase de todos mis proyectos empieza en mi cuaderno. Primero creo una colección llamada “Proyectos” en mi bujo, y ahí divido el espacio en categorías. Actualmente son: Personal, Wasel Wasel, Escuela Online y Yarnitas. Después dedico unas horas a rellenar cada categoría con los proyectos que tengo que llevar a cabo en cada una, añado fecha de fin si la tienen, etc. Por ejemplo, dentro de la categoría “Yarnitas” estarían proyectos como “lanzamiento de la tienda online”, “plan de marketing”, “packaging”. Intento no añadir más de 5 proyectos por categoría, para no saturarme. Y trabajo con un proyecto de cada categoría a la vez, por lo que el máximo de proyectos en los que trabajo simultáneamente, en mi caso sería de 4.

En la hoja siguiente creo una tabla donde pongo los proyectos por un lado y las semanas de los próximos meses por otro, podéis verlo aquí. Reviso esto cada semana y voy completando en función de lo que he avanzado. Me ayuda a tener una perspectiva global de lo que estoy haciendo y lo que requiere atención, si avanzo como tenía planeado, etc.

Después, en la app, añado notas y tareas a completar para cada proyecto, es decir, los desarrollo. Aquí pongo cada pequeño paso que hay que completar, cada cosa que hay que tener en cuenta (notas, inspiración, datos, objetivos). Con Agenda puedes crear diferentes apartados dentro de un mismo proyecto. Os enseño un ejemplo de uno de los míos:

Gestión de proyectos con Agenda

Estamos en la categoría “Wasel Wasel” y el proyecto “Newsletter”. Dentro del mismo podéis ver todos los apartados de los que consta, y las notas o tareas que he de llevar a cabo para completarlo. Como a veces hemos completado cosas pero no queremos borrarlas por si luego necesitamos hacer una consulta, lo que hago es marcar las fases completadas usando el puntito amarillo que veis en “Crear una newsletter para tejedoras”. Si os fijáis, el siguiente apartado no lo tiene, porque aún no he completado todas sus fases. Así puedo saber de un vistazo qué cosas están sin terminar :)

Cada día, cuando planifico mis actividades en el bullet journal, simplemente anoto “trabajar en proyectos (Agenda)” o “trabajar en X proyecto”. Y ya sé que tengo que remitirme a la app para continuar por donde lo dejé. Eso es todo.


Organizar mis proyectos de esta forma me ha dado la vida. Me fastidia que de momento no haya app para móvil porque a veces no tengo ganas de abrir el ordenador, pero también es cierto que la mayoría de tareas de los proyectos han de hacerse frente a una pantalla, así que… Este es mi método por ahora, y repito: mi método. No significa que tenga que funcionar para todo el mundo, pero si os encontráis en una situación parecida a la que me encontraba yo, merece la pena darle una oportunidad. Como sé que me vais a decir que solo está disponible para Mac, os dejo una alternativa que también he probado: Taskade, que funciona en Mac y Windows, y además tiene aplicaciones para el móvil (iOS y Android) y también aplicación web. No es tan bonito para mi gusto ni tan intuitivo, pero sí es igual de completo y no tiene los contras de Agenda ahora mismo.

Espero que este post os haya resultado útil.

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Arwen Sweater

Arwen Sweater en Islandia

¡Ya estamos de vuelta en España! El viaje a Islandia ha sido una pasada y espero contaros todo en un par de post (o los que surjan, aún no he pensado cómo organizarlo). Ahora toca ponerse al día con el trabajo y volver a las benditas rutinas que tanto me gustan :)

Pero hoy os quiero enseñar lo último que ha salido de mis agujas: el Arwen Sweater del último KAL que empezamos en febrero. Lo sé, desde febrero ha pasado mucho tiempo, pero creedme si os digo que este jersey se puede hacer eterno. Hay vueltas en las que parece que no avanzas, y al estar tejido con una lana tan fina, se tarda bastante más de lo normal. Eso sí, el resultado merece muchísimo la pena. Es un patrón perfectamente explicado y que da gusto tejer.

Por las fechas en las que estamos, ya no esperaba estrenarlo hasta el próximo invierno, pero entonces el viaje a Islandia apareció en el horizonte, ¡y voilà! Me dije que aprovecharía el frío de allí para poder ponérmelo por primera vez. Después de lo que me había costado tejerlo, no negaré que tenía muchísimas ganas de estrenarlo, jajaja. Ahora ya puede ir al armario tranquilamente.

Arwen Sweater en Islandia

Me hubiera gustado hacerme más fotos y más diferentes, pero el tiempo no nos acompañó, así que en uno de esos escasos momentos en los que no llovía, aprovechamos para hacer estas instantáneas. Y solo aguanté sin abrigo dos minutos, porque el viento era helado. Así que me tendréis que perdonar, porque eran estas fotos o esperar meses :P

El jersey es absolutamente maravilloso. Decir que me encanta es poco. Me gusta todo: el patrón, la lana, el color, cómo me queda… es el jersey con el ajuste más perfecto que me he tejido nunca. ¿Sabéis cuando todo sale tal y como habías esperado que saliera? Pues eso me ha pasado con el Arwen. Será uno de mis jerséis favoritos de la próxima temporada, seguro.

Elegí la talla S y no hice modificaciones, aunque sí que usé un número de aguja ligeramente distinto al que indica el patrón para la parte de los elásticos (el que tenía más cercano, no iba a comprar unas agujas para tejer los puños y la cintura de un jersey). El resto, tal cual indicaban las instrucciones para mi talla.

Arwen Sweater en Islandia

La lana es DROPS Alpaca Mix y me dejé llevar por otros proyectos acabados en Ravelry cuando la elegí. Me ha sorprendido la calidad, no tiene nada que envidiar a otras de la misma composición y mayor precio. Se teje bien, es muy suave y resistente, y es bien calentita. Además, no pesa nada. El color es el Dark Olive, y me pasó algo curioso con los ovillos. En un principio, tejía y tejía pero no parecía gastar el ovillo. Pensé que me sobrarían un par de ovillos pero no ha sido así, he acabado usando prácticamente todo salvo unos 10 gramos del último. Sin duda, tendré en cuenta esta calidad para futuros proyectos.

El patrón es de Isabell Kraemer como ya sabéis, y bueno, como todos sus patrones, está muy bien escrito.

https://www.ravelry.com/patterns/library/arwen-6

Tendríais que ver la de jerséis preciosos que han salido de este KAL, todos me gustan, jajaja. Y ya estoy deseando empezar el próximo, que será dentro de poquito.

Me parece rarísimo ver estas fotos desde casa, con el calor que tenemos en Alicante, y pensar que hace solo un par de días estábamos en Islandia con todo el frío del mundo.

Por cierto, estad atentas durante el día de hoy a mis redes sociales porque anunciaré el nombre de la ganadora del kit para tejer los Bonjour Socks, ¡mucha suerte!

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Me llamo Gemma y soy una apasionada del craft y de la vida simple. En Wasel Wasel encontrarás inspiración para tus proyectos de punto, organización con el sistema bullet journal y mis aventuras en el mundo del minimalismo.

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